Skartace – likvidace dokumentů společenství vlastníků, archivace dokumentů společenství vlastníků.
Obecně lze k archivaci dokumentů uvést, že společenství vlastníků jednotek má široké archivační povinnosti. Povinnosti v oblasti archivace dokumentů navíc SVJ zakládá několik právních norem, nelze tedy celou věc jednoduše uzavřít s jedinou povinnou dobou archivace.
Archivace účetních dokumentů je upravena v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně v jeho ust. § 31 a 32. Podle těchto ustanovení musí SVJ archivovat účetní závěrku (popř. výroční zprávu, pokud byla vyhotovena) po dobu 10 let počínající koncem účetního období, kterého se týká, ostatní účetní dokumenty (účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Tyto povinné doby archivace mohou být zpřísněny např. pokud jsou účetní doklady potřeba pro soudní, správní, daňové či trestní řízení a podobně.
Další archivační povinnosti se SVJ týkají v případě, že je zaměstnavatelem. Pak je na základě ust. § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, povinno uchovávat evidenční listy zaměstnanců po dobu 3 let a účetní záznamy těchto osob, obsahující údaje potřebné pro důchodové pojištění, po dobu 30 let.
A konečně pokud je společenství vlastníků jednotek plátcem DPH, je povinno po dobu 10 let archivovat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně.
Pokud výše uvedené (či jinými právními předpisy upravené) povinné doby archivace uplynou, může společenství vlastníků jednotek provést jejich zničení, resp. skartaci. Popis, jakým způsobem by skartace měla být provedena, je obsažen v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.
Vedle uvedených časových hranic, před jejichž uplynutím nelze dokument skartovat, je třeba pamatovat i na možné využití dokumentů v praxi. Pokud například probíhá soudní spor s dodavatelem či členem společenství či takový spor hrozí, bude nezbytné zamezit skartaci veškerých dokumentů, které by pro takový spor mohly být relevantní, a to i po uplynutí shora uvedených lhůt.
Závěrem lze shrnout, že SVJ může skartovat archivované dokumenty v případě, že již žádný právní předpis nevyžaduje jejich další uchování, doba od vzniku dokumentu do momentu uplynutí povinné archivační doby se však odlišuje dle druhu dokumentu.
