Oblast archivace dokladů nejen SVJ a bytových družstev je obsaženo v několika předpisech
Jedná se zejména o zákon o účetnictví, zákon o dani z příjmů, zákon o dani z přidané hodnoty, občanský zákoník, daňový řád, zákon o archivní a spisové službě, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, a další. Ne všechny zákony se však vztahují na všechny.
ARCHIVACE DOKLADŮ A ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ
Zdánlivě nejkratší lhůtu pro archivaci stanoví daňové předpisy, jako lhůtu, po kterou je možné daň stanovit. Tato lhůta činí 3 roky ode dne, kdy uplynul termín pro podání daňového přiznání, případně pro splatnost daně /pokud nebyla povinnost přiznání podat/
Neskartujte však mzdové listy, pro které platí archivační lhůta 30 let (zákon č. 582/1991 Sb.), vyjma mzdových listů osob, kteří jsou ve starobním důchodu, kde archivační lhůta činí 10 let.
VŠECHNY PRÁVNICKÉ OSOBY (a.s., s.r.o., v.o.s., k.s., družstva, SVJ, spolky a další)
Všechny právnické osoby musí od 1.1.2021 (ode dne účinnosti novely zákona č. 89/2012 Sb.) po celou dobu své existence uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami. Pokud je přijato usnesení nejvyššího orgánu společnosti přijato mimo zasedání (per rollam), uchovává právnická osoba i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním. V případě zániku právnické osoby musí právní nástupce nebo likvidátor tyto dokumenty likvidovat ještě 10 let ode dne zániku společnosti.
DIGITALIZACE DOKLADŮ
V případě, že máte omezené prostory, můžete papírové doklady digitalizovat – zpravidla skenovat. Abyste splnili podmínky zákona o účetnictví, tj. aby bylo možné doklad považovat za věrohodný a obsahově neměnitelný, je potřeba takovýto doklad opatřit elektronickou podpisovou značkou/elektronicky podepsat a doplit časovým razítkem. Vzhledem k nutnému technickému vybavení a časové náročnosti se digitalizací dokladů zpravidla zabývají specializované společnosti.
Digitalizací dokladů není přijetí dokladu v elektronické podobě!
Pokud preferujete digitální formu archivace, musíte rovněž archivovat software a hardware nutný k zobrazení archivovaných dokladů a dokumentů.
Neváhejte se na nás obrátit. Kontaktujte nás na nezávaznou nabídku sprava@contextconsult.cz
