Problematiku účetní závěrky a jejího zveřejňování ve veřejném rejstříku je nezbytné oddělit od podepisování účetní závěrky z pohledu zákona o účetnictví.
1. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Účetní jednotky sestavují v souladu s ustanoveními § 18 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen “ZÚČ“) k rozvahovému dni účetní závěrku jako nedílný celek tří částí, a to rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy. Z účetních jednotek podle § 1 odst. 2 ZÚČ jsou povinny účetní závěrku nebo přehled o majetku a závazcích a výroční zprávu, vyžaduje-li jejich vyhotovení tento zákon nebo zvláštní právní předpis, zveřejnit ty, které se zapisují do rejstříku, nebo ty, kterým tuto povinnost stanoví zvláštní právní předpis. Účetní jednotky zveřejňují účetní závěrku v rozsahu, v jakém jimi byla sestavena, tj. v plném nebo ve zkráceném rozsahu. Účetní jednotky, které se zapisují do veřejného rejstříku, zveřejňují účetní závěrku dle § 21a ZÚČ jejím uložením do sbírky listin.
Účetní závěrka u účetních jednotek – právnických osob musí obsahovat:
- obchodní firmu nebo název a sídlo
- identifikační číslo osoby, pokud je má účetní jednotka přiděleno, a v souladu se zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „ZVR”), informaci o zápisu do veřejného rejstříku uváděnou na obchodních listinách
- právní formu účetní jednotky, případně informaci o tom, že účetní jednotka je v likvidaci
- předmět podnikání nebo jiné činnosti, případně účel, pro který byla zřízena
- rozvahový den nebo jiný okamžik, k němuž se účetní závěrka sestavuje
- okamžik sestavení účetní závěrky
a musí k ní být připojen podpisový záznam statutárního orgánu účetní jednotky – právnické osoby; připojením uvedeného podpisového záznamu se považuje účetní závěrka za sestavenou.
Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Připojením podpisového záznamu se rozumí:
- v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem,
- v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,
- v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.
Sankce dle ZÚČ
Účetní jednotka – podnikatel se podle ZÚČ dopustí správního deliktu mimo jiné tím, že jí sestavená účetní závěrka neobsahuje všechny povinné součásti uvedené v ZÚČ. Za tento správní delikt se uloží pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem.
2. Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob
V souladu se ZVR a dle § 18 nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se určuje výše úroků z prodlení a nákladů spojených s uplatněním pohledávky, určuje odměna likvidátora, likvidačního správce a člena orgánu právnické osoby jmenovaného soudem a upravují některé otázky Obchodního věstníku (dále jen „NV”), se listiny, které se zakládají do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku, podávají pouze v elektronické podobě ve formátu Portable Document Format (přípona pdf).
Rejstříkový soud však neodpovídá za obsah listin zveřejněných na internetových stránkách veřejného rejstříku a neodpovídá ani za případný nesoulad jejich obsahu se stavem skutečným.
Z pohledu podrobnější technické specifikace pro předávání digitalizovaných listin do Sbírky listin veřejného rejstříku musí být pro listiny ve formátu PDF dodržena tato pravidla:
- každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden PDF dokument; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu
- žádná část poskytované listiny by neměla obsahovat informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny; pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout
- velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na jednu stránku listiny
- PDF dokumenty nesmí být zašifrovány a nesmí být omezena možnost jejich tisku.
Způsob zasílání dokumentů
Listiny ve formátu PDF je možné rejstříkovým soudů zasílat následujícími způsoby:
- datovou schránkou
- na elektronickou adresu soudu – emailem
- prostřednictvím online podání do Sbírky listin na https://or.justice.cz/ias/ui/podani
- webovou aplikací ePodatelna dostupnou z www.justice.cz
- na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW
s tím, že maximální velikost všech PDF dokumentů pro jedno podání zaslané datovou schránkou, emailem, online podáním nebo přes webovou ePodatelnu je 10 MB. V případě, že velikost PDF dokumentu bude větší, je třeba listiny doručit na technickém nosiči dat, ať již osobně na podatelně soudu, nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.
Podepisování pro účely zasílání digitalizovaných listin do Sbírky listin
Jsou-li listiny zasílány z datové schránky osoby, která je ve veřejném rejstříku zapsána a které se založení do Sbírky listin týká, podání s listinami zaslané datovou schránkou podepsáno elektronickým podpisem být nemusí.
Jsou-li listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. účetní firmy) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována, event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
Podání listin zaslaných emailem, prostřednictvím online podání nebo webovou aplikací ePodatelna musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
V případě osobního podání na soudu či podání prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být k technickým nosičům dat přiložen průvodní dopis obsahující vlastnoruční podpis statutárního orgánu právnické osoby. Zasílá-li listiny jiná osoba než osoba zapsaná (např. účetní firma), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
Shrnutí
Účetní závěrka je dokument, který jako nedílný celek tvoří rozvaha, výsledovka a příloha, a který obsahuje povinné náležitosti, mezi které patří i podpisové záznamy určených osob.
ZÚČ nestanoví povinnost opatřit podpisovým záznamem samostatně jednotlivé části účetní závěrky, ale účetní závěrku jako takovou.
Z uvedeného vyplývá, že podpisový záznam musí být připojen vždy tam, kde to zákon požaduje, tudíž nelze zveřejnit účetní závěrku bez podpisového záznamu, což lze dovodit i ze skutečnosti, že účetní závěrka podléhá schválení příslušným orgánem účetní jednotky, z čehož vyplývá, že před jejím schválením musí být sestavena a aby byla považována za sestavenou, musí obsahovat podpisový záznam.
Forma podpisového záznamu pro účely účetnictví je stanovena ZÚČ, a to jako vlastnoruční podpis, nebo uznávaný elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost s tím, že ZÚČ nedefinuje, co se rozumí obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost.
ZVR a NV stanoví způsob a podepisování digitalizovaných listin do Sbírky listin. Jednou z těchto listin je i účetní závěrka řádně sestavená, a tudíž řádně podepsaná a zveřejněná v termínech dle ZÚČ.
Z uvedeného lze dovodit, že nelze zaměňovat připojení podpisového záznamu k účetní závěrce z pohledu ZÚČ, kdy se připojením podpisového záznamu považuje účetní závěrka za sestavenou, s podepisováním digitalizovaných listin pro účely zasílání do Sbírky listin.
Zdroj: Verlag Dashöfer
